Seguridad de documentos

En cualquier empresa, las medidas de seguridad de un buen sistema de gestión documental se hacen necesarias, para proteger los datos e intereses comerciales y así evitar cualquier riesgo de posible suplantación de identidad, robo o fraude.

En un sistema documental basado en el papel, en la mayoría de los casos, la seguridad de los documentos está garantizada mediante su restricción de acceso. Sin embargo mantener todos y cada uno de los documentos bajo llave, es harto complicado, además de ralentizar posibles decisiones estratégicas que requieran el acceso inmediato a los mismos, con la demora que podría conllevar. Es por todo ello que un sistema de seguridad de estas características no es lo suficientemente ágil ni operativo ya que podría ralentizar todo el proceso de toma de decisiones en la compañía.

Sin embargo, un sistema de gestión documental basado en documentos electrónicos, mejorará sensiblemente la seguridad de la información en la empresa y, en consecuencia, su operatividad a la hora de trabajar y tomar decisiones. En un sistema documental digital correcto, el acceso a las carpetas y documentos confidenciales se puede restringir de forma selectiva a través de medios electrónicos, mediante la clasificación del perfil del empleado por niveles de permisos, o bien mediante contraseña.

Aún así, un sistema de seguridad basado únicamente en permisos, tampoco garantiza una seguridad total y completa de los documentos. Pueden aparecer fallos de seguridad que, en su mayoría, provienen de los propios empleados, por un mal uso de la información. Por ese motivo, la formación de los empleados en temas de seguridad es crucial.


Existen diferentes niveles de seguridad tales como:

Elementos en el papel

 Marcas de agua y alto relieve ( Billetes, Documentos de identificación)
 Retención en el tóner
 Sensibilizarnos química
 Fibras e hilos de seguridad
 Bandas de seguridad
 Elementos impresos
 Tintas sensible a borradores
 Diseño de fondo de seguridad